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智慧檔案管理系統(tǒng)

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一、系統(tǒng)簡(jiǎn)介

智慧檔案管理系統(tǒng)是借助企業(yè)信息平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)資源，充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集中統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全保護(hù)、綜合開發(fā)利用。檔案資源庫(kù)為當(dāng)?shù)匚募蜋n案綜合信息資源中心。它包括各類數(shù)字信息采集系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、發(fā)布利用系統(tǒng)、安全防范系統(tǒng)、文檔數(shù)字化系統(tǒng)等。它還包括目錄數(shù)據(jù)（文件、檔案、資料）、全文數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)（圖片、圖紙、圖像）。

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二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

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三、系統(tǒng)特點(diǎn)

支持多種檔案收集方式：支持在線移交、在線收集、離線采集等多種收集方式。

面向工程項(xiàng)目檔案收集的解決方案：針對(duì)工程項(xiàng)目檔案數(shù)量大、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，系統(tǒng)提供歸檔模板、離線采集等多種功能，解決了工程項(xiàng)目檔案管理的難題。

檔案整理過(guò)程自動(dòng)化及智能化：?靈活快捷的著錄方式，自動(dòng)排序、編號(hào)、組卷、裝盒等功能，最大限度實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，提高了檔案工作效率。

提高用戶服務(wù)水平：?提供在線查詢、在線預(yù)覽、下載和到期提醒等功能，為客戶提供全面信息增值服務(wù)。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表：提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便對(duì)文件檔案管理工作的監(jiān)控、評(píng)估和管理。

操作日志：記錄系統(tǒng)各種操作痕跡，做到出現(xiàn)問(wèn)題，保證可追溯。

檔案借閱：系統(tǒng)同時(shí)支持電子和紙質(zhì)檔案的借閱。電子借閱到期后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)收回檔案。系統(tǒng)會(huì)將申請(qǐng)自動(dòng)遞交檔案庫(kù)管理員審批，也可以自定義檔案的借閱流程。

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四、功能介紹

通知公告管理

1、我的消息管理：

查看發(fā)送給我的消息，發(fā)送維護(hù)通知公告信息。

可以顯示自己的評(píng)論。

可以根據(jù)編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)布人等信息進(jìn)行搜索公告信息。

可以雙擊查看通知公告詳細(xì)信息。并對(duì)該信息進(jìn)行評(píng)論和已閱，主要包括編號(hào)、標(biāo)題、類型、發(fā)布人、時(shí)間、正文、發(fā)布人ID、標(biāo)簽、新人必看、發(fā)布目標(biāo)、附件等字段信息。

2、發(fā)布維護(hù)管理：

可以對(duì)公告進(jìn)行發(fā)布、移動(dòng)、刪除、修改等操作。

文件發(fā)布可支持上傳附件以及設(shè)置發(fā)布目標(biāo)

可以查看每個(gè)公告的評(píng)論，并對(duì)每條評(píng)論可進(jìn)行刪除操作。

可以根據(jù)編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)布人和類型和標(biāo)簽等信息進(jìn)行搜索公告信息。

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文檔借閱管理

1、文檔查閱管理：

文檔分為紙質(zhì)文檔和電子文檔。

每個(gè)文檔都可以雙擊明細(xì)可查看文檔的詳細(xì)屬性。

每個(gè)文檔都可以進(jìn)行預(yù)覽、下載、打印等操作。

可以根據(jù)登記日期、文檔密級(jí)、文檔目錄、文檔名稱、文檔編號(hào)、審核狀態(tài)等信息進(jìn)行搜索文檔信息。

還可以查看每個(gè)紙質(zhì)文檔的檔案位置。

2、借閱申請(qǐng)管理：

可以對(duì)每個(gè)電子文檔和紙質(zhì)文檔進(jìn)行借閱申請(qǐng)，每條申請(qǐng)都包含審批狀態(tài)。

可以對(duì)審核狀態(tài)為以審核的申請(qǐng)記錄進(jìn)行刪除操作。

可以根據(jù)申請(qǐng)日期、文檔編號(hào)、文檔名稱、審批狀態(tài)等信息進(jìn)行搜索借閱記錄。

3、借閱審批管理：

可以對(duì)提出的借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核操作。

可以對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行確認(rèn)借出和確認(rèn)歸還等操作。

可以根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間、文檔一般戶、文檔名稱、審批狀態(tài)等信息進(jìn)行搜索借閱記錄。

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文檔維護(hù)管理

1、目錄管理：

可對(duì)電子文檔目錄、紙質(zhì)文檔目錄進(jìn)行新增、修改、刪除等操作，并設(shè)置該目錄的權(quán)限。

2、電子、紙質(zhì)文檔：

可以對(duì)每個(gè)文檔進(jìn)行新增、修改、刪除等操作，主要包括文檔編號(hào)、文檔目錄、文檔類別、標(biāo)簽、文檔簡(jiǎn)述、保管期限、文檔名稱、文件密級(jí)、登記人、登記日期、截止日期、是否提醒等信息，對(duì)未審核的文檔可進(jìn)行送審和撤銷送審操作。

可以根據(jù)文檔編號(hào)、文檔名稱進(jìn)行集中查詢文檔記錄。

文檔在進(jìn)行管理員刪除的時(shí)候是根據(jù)文檔編號(hào)和文檔名稱。

3、檔案移交：

可以通過(guò)移交申請(qǐng)把檔案移交給別人，可以刪除移交申請(qǐng)。

4、文檔審批：

可以對(duì)文檔上傳進(jìn)行審批，結(jié)果分為通過(guò)和不通過(guò)，可以根據(jù)登記日期、文件目錄、審核狀態(tài)等信息進(jìn)行搜索文檔上傳信息。

可以對(duì)文檔移交進(jìn)行審批，結(jié)果分為通過(guò)和不通過(guò)，可以根據(jù)登錄日期、文檔編號(hào)、文檔名稱、審批狀態(tài)等信息進(jìn)行搜索文檔移交信息。

5、到期提醒：

可以對(duì)到期的文檔進(jìn)行刪除和延長(zhǎng)截止日的操作，可以根據(jù)日期來(lái)查詢文檔信息。

6、文檔標(biāo)簽打印：

可以根據(jù)文檔編號(hào)、文檔名稱等信息進(jìn)行搜索文檔信息，選中文檔之后，可以導(dǎo)出文檔標(biāo)簽。

7、操作日志：

可以根據(jù)操作員、文檔編號(hào)、文檔名稱、日期等信息進(jìn)行搜索操作信息。

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檔案庫(kù)檢索

按不同方式查閱檔案的編目號(hào)；

按不同的規(guī)則查詢檔案所在位置，查閱圖書檔案的簡(jiǎn)介等。

可支持全文檢索，組合檢索，跨庫(kù)檢索，文件夾內(nèi)檢索等操作。

通過(guò)檔案唯一條形碼及條件進(jìn)行精準(zhǔn)檢索，即提高了檔案的檢索速率又節(jié)省了大量查找時(shí)間；

多元化數(shù)據(jù)搜索模式，提高檢索精確度及工作效率，以適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展模式；

根據(jù)檔案電子原件標(biāo)題、作者、內(nèi)容中的字或短句等多樣化條件的全文搜索，提高電子原件利用率；

多種檢索方式能解決因檔案數(shù)量的大導(dǎo)致的查找慢、效率低、準(zhǔn)確性差等問(wèn)題；

快速準(zhǔn)確的檢索，可以為企業(yè)決策和提高工作查證提供利用；

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文件工作流

每位用戶登錄該系統(tǒng)可以查看推薦的文件；

每位用戶可以在線發(fā)布文件；

管理員會(huì)為每一位用戶授予不同的操作權(quán)限；

用戶如果不想發(fā)布文件還可以撤銷已經(jīng)編輯好的文件；

管理員如果發(fā)現(xiàn)授予用戶的權(quán)限不對(duì)，也可以撤銷對(duì)用戶的授權(quán)；

如果文件超出了借閱時(shí)間系統(tǒng)會(huì)提醒用戶；

用戶可以選擇自己喜歡的文件進(jìn)行收藏。????

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報(bào)表管理

1、文檔借閱報(bào)表：

按申請(qǐng)日期統(tǒng)計(jì)兩個(gè)日期時(shí)間段之間申請(qǐng)通過(guò)的借閱數(shù)量。

2、檔案入庫(kù)報(bào)表：

按錄入日期統(tǒng)計(jì)兩個(gè)日期時(shí)間段之間的文檔數(shù)量。

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APP自助

可以在線填寫文件檔案信息（檔案條形碼，檔案編號(hào)，檔案名稱，類型）；

可以在線借閱企業(yè)發(fā)布的文件檔案信息與公告、相關(guān)的政策法規(guī)；

所有借閱人均可在線查閱個(gè)人相關(guān)的信息和文件檔案信息，包括個(gè)人基本信息，借閱歷史，文件檔案名稱、所借文件檔案狀態(tài)信息、超期信息等；

可以在線查閱文件檔案檢定，文件檔案移交和文件檔案接收的情況；

可以在線接收借閱文件檔案信息到期的提示消息；

可在線查閱統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)。

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基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

1、數(shù)據(jù)字典：

保管期限，文檔密級(jí)，審批類別，轉(zhuǎn)換類別，文檔類別，文檔標(biāo)簽，通知公告類型，通知公告標(biāo)簽，服務(wù)器地址設(shè)置，默認(rèn)封面等信息。

2、目錄管理：

可以對(duì)電子文檔的目錄及權(quán)限設(shè)置進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。

3、檔案管理：

可以對(duì)紙質(zhì)文檔建立檔案室，每個(gè)檔案室都有檔案柜名，每個(gè)檔案柜名都有檔案柜層，每個(gè)檔案柜層都有檔案盒，對(duì)檔案室、檔案柜名、檔案柜層、檔案盒進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。

4、密級(jí)權(quán)限設(shè)置：

可以對(duì)每個(gè)密級(jí)的讀和下載等操作進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

5、崗位權(quán)限設(shè)置：

可以對(duì)每個(gè)崗位的讀和下載等操作進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

6、部門編號(hào)設(shè)置：

可以為每個(gè)崗位修改崗位代號(hào)。

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